Un nouveau modèle et un envoi électronique obligatoire
Depuis plusieurs années, les contribuables peuvent bénéficier d’une réduction d’impôt quant à leurs frais de garde d’enfant. Les organismes de garde remplissent pour les responsables légaux (les parents, les tuteur.trice.s…) la fiche 281.86 afin que ces derniers obtiennent un allégement fiscal. La réduction d’impôt s’élève jusqu’à 45% des frais réels dépensés par les parents pour ces frais de garde, il n’est donc pas rare qu’ils en fassent la demande.
En tant qu’opérateurs culturels, vous organisez des accueils extra-scolaire et des stages, tant durant l’année que durant les vacances, et vous prenez fatalement cette casquette d’organisme de garde auprès duquel les responsables légaux demandent cette fiche.
Un nouveau modèle est dorénavant à utiliser, qu’il faut maintenant compléter de manière électronique auprès du SPF Finances via l’application Belcotax-on-web, en parallèle de la fiche papier standard à remettre aux responsables légaux.
Disponible depuis le 27 janvier 2022, l’utilisation de ce nouveau modèle et l’envoi électronique des données qu’il contient est en principe obligatoire pour les organismes de garde. Le SPF Finances reste tolérant pour le moment, et accepte que les opérateurs ne disposant pas de moyens informatiques suffisants soient déchargés de l’obligation d’envoi électronique de la fiche, tout en maintenant qu’il leur faut utiliser le nouveau modèle pour l’envoi papier des données recueillies. Cette dérogation a forcément une date d’expiration (encore inconnue pour le moment), c’est pourquoi nous encourageons tous nos opérateurs à se familiariser le plus tôt possible avec la nouvelle procédure et le nouveau modèle des fiches fiscales 281.86.
Pas d’obligation rétroactive
Concernant les activités de garde organisées avant la publication du nouveau modèle, soit le 27.01.2022, il est encore permis d’utiliser les attestations que vous délivriez habituellement par le passé, c’est-à-dire la fiche fiscale envoyée par la FWB Service Créativité et pratiques artistiques en amateur.
Envoi au plus tard le 1er mars de l’année suivante
En tout état de cause, les données devront être envoyées avant le 1er mars de l’année qui suit l’année calendrier à laquelle se rapportent les attestations. Autrement dit, pour les gardes qui seront effectuées durant l’année 2023, les données devront être communiquées pour le 01.03.2024. Et pour rappel, une exception est faite pour l’année 2022 évidemment : seules les gardes réalisées après le 27 janvier doivent être envoyées selon le nouveau modèle et par envoi électronique pour le 01.03.2023.
Comment remplir la fiche ?
Il revient à l’organisme qui a effectué la garde d’enfant de remplir l’attestation et de l’envoyer par voie électronique à l’Administration fiscale et de la remettre sous format papier aux responsables légaux.
La fiche contient deux cadres. Le cadre I est dispensable dans certains cas, mais doit impérativement être rempli si vous êtes un Centre d’expression et de Créativité ou une Fédération de pratiques artistiques en amateur. Vous devrez cocher la proposition selon laquelle vous êtes « autorisé[s], agréé[s], subsidié[s], contrôlé[s] par les pouvoirs publics locaux, communautaires ou fédéraux », et ensuite remplir les données concernant « l’organisme certificateur » avec les coordonnées de la Communauté française (le numéro BCE est ainsi 0220916609 et l’adresse est le boulevard Léopold II, n°44, 1080 Molenbeek-Saint-Jean).
Le cadre II pour sa part concerne la garde en tant que telle, et requiert que vous collectiez au préalable certaines informations auprès des responsables légaux de l’enfant qui fait l’objet de la garde. Assurez-vous donc d’avoir :
- Le nom et prénom du débiteur des frais de garde, ainsi que ceux de l’enfant ;
- Le numéro d’identification du registre national ou, le cas échéant, le numéro d’identification de la BCSS du débiteur et de l’enfant ;
- L’adresse postale (rue, n° de rue, code postal et commune) du débiteur et de l’enfant ;
- La date de naissance (de l’enfant seulement).
A cette fin, les organismes de garde ont l’autorisation de collecter, traiter et communiquer de telles données au regard du cadre juridique de la protection des données personnelles (RGPD). Les données personnelles recueillies ne peuvent être utilisées à d’autres fins qu’à l’identification et au remplissage de l’attestation fiscale.
Le cadre II de la fiche que vous remplirez via l’application Belcotax-on-web demande le « Pays » dans les coordonnées de l’enfant. S’il est de nationalité belge, il vous faut encodez « 0 » dans l’encadré, ce qui correspond au code ONSS de la Belgique. En cas de nationalité différente, veuillez-vous référer à l’annexe I de la brochure qui établit la liste des codes pays ONSS.
Attention : « le débiteur des frais de garde » dont sont requis ces informations est la personne à qui incombe théoriquement les frais de garde et qui les paie ou les supporte normalement. Il s’agit le plus souvent du représentant légal (le père ou la mère). Il peut être donc intéressant de demander confirmation, auprès des personnes qui inscrivent un enfant pour la garde, au nom de qui l’attestation fiscale sera établie. Il peut effectivement avoir des cas dans lesquels les représentants légaux sont séparés mais bénéficient d’une coparentalité fiscale, ou que seulement l’un des deux parents a la charge fiscale de l’enfant.
Il est recommandé de recourir à un encodage manuel si vous avez peu de fiches à remplir. Pour cela, vous devez utiliser l’application Belcotax-on-web (voir le mode d’emploi plus bas). Auparavant, un moyen de remplir de manière plus automatisée un grand nombre de fiches était disponible. Il vous fallait utiliser le fichier XML via Belcotax-on-web. Cette seconde manière de remplir et envoyer les fiches n’est possible, par contre, que sous système d’exploitation Windows (version 10 ou supérieure) et que si vous disposez d’un programme capable de lire les fichiers au format .xlsx ainsi que de générer des fichiers XML. Pour le moment, nous ne savons dire si cet encodage est encore possible. Au demeurant, en voici le mode d’emploi.
Néanmoins, un nouvel outil a été mis à disposition des organismes de garde pour le remplissage d’un grand nombre de fiches fiscales : l’application autonome BowCovert86. Il est disponible depuis le 30 juin 2022 et est trouvable sur le site Belcotax-on-web dans l’onglet « Documentation technique », dans la section « Frais de garde d’enfants ». Selon le Ministre, l’outil BowConvert86 vise à remplacer la procédure en ligne au format .xlsx, apparemment obsolète. Une brochure et un powerpoint avec des vidéos explicatives y sont attachés pour comprendre le fonctionnement assez technique de l’outil ; nous recommandons à ce titre à nos opérateurs concernés de se familiariser également le plus tôt possible à cet outil sommes toutes complexe. Nous n’avons pas su encore, au sein d’Incidence, tester ce nouvel outil d’encodage et en faire un guide récapitulatif plus simple.
Conditions d’octroi de la réduction fiscale
Les conditions auxquelles il faut satisfaire pour bénéficier de la réduction fiscale sont reprises sur le site internet du SPF Finances. La condition d’âge est la plus importante : l’enfant doit avoir moins de 14 ans au moment de la garde, ou moins de 21 ans en cas de handicap lourd. Il doit également être fiscalement à charge du(des) parent(s) qui paye(nt) les frais de garde, et ce(s) parent(s) doi(ven)t percevoir des revenus professionnels, que cela soit sous la forme de rémunération, pension, allocations de chômage, ou profits.
Les éventuels frais complémentaires tels que les repas ne peuvent donner bénéfice à l’allègement fiscal. Il en va de même pour les cotisations payées à votre association, voire-même une dépense payée pour une garde à laquelle l’enfant n’aurait finalement pas participé. Ces cas-là sont exclus du régime de la fiche fiscale.
En outre et comme dit plus haut, l’organisme de garde doit avoir été agréé par un organisme certificateur (cela peut être l’ONE, les pouvoirs publics locaux, communautaires ou régionaux, une école ou crèche, etc).
Enfin, l’accueil proprement dit doit avoir lieu en dehors des horaires scolaires habituels : il doit se dérouler avant ou après les heures d’école, pendant la pause de midi, le mercredi après-midi, les week-ends, les jours fériés ou pendant les vacances scolaires.
Conclusions
En définitive, il faut vous assurer être un organisme agréé dans un premier temps, et vérifier que le débiteur des frais de garde et l’enfant répondent aux conditions d’octroi détaillés plus haut. Récoltez ensuite les données personnelles pertinentes. Il vous faut seulement alors :
- Remplir la fiche par voie électronique ou papier et la transmettre au débiteur des frais de garde pour enfant ;
- Transmettre les données à l’Administration fiscale via belcotax-on-web, en les ayant encodées soit via la plateforme belcotax-on-web, soit via l’application autonome BowConvert86.
Mise à jour octobre 2022
Procédures :
Procédure à suivre pour l’encodage en ligne de l’attestation sur Belcotax-on-web (plateforme Bow en ligne)
Guide pour établir l’attestation fiscale pour garde d’enfant (fiche papier)
Manuel pour l’utilisation de l’Excel « Frais de garde »
Outils :
Modèle de l’attestation fiscale 281.86 (imprimable mais aussi remplissable en ligne)
Références :
Actualité sur la page de la CESSoC
Ressources :
Circulaire 2022/C/15 sur la réduction pour garde d’enfant
Documentation technique BOW – SPF Finances (téléchargez Manuel BowConvert86 PPSX pour le powerpoint explicatif sur l’application BowConvert86).
